home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 May / Software of the Month Club 1996 May.iso / mac / ISO9660 / ZIPFILES / GIM_313.ZIP / GIM13.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-08-17  |  13.0 KB  |  283 lines
  1.           CHAPTER 13     GRAFTING FOLDERS
  2.  
  3.  
  4. INTRODUCTION...
  5.  
  6.           The Graft Area provides the ability to merge data from a
  7.           folder created from an outside source (such as Ancestral File)
  8.           into some other folder, such as a folder containing similar
  9.           data from personal research.
  10.  
  11.           GIM does this semi-automatically.  First it makes best guess
  12.           assumptions about how well the contents of the outside source
  13.           folder compare with the contents of the destination folder,
  14.           using similarities in names, dates, relationships, place names
  15.           and so on.  Then it presents you with the results of its
  16.           comparison, allowing you to make final adjustments to the
  17.           proposed matches before the actual grafting of data takes
  18.           place.
  19.  
  20. CAVEAT...
  21.  
  22.           Please read this chapter completely and carefully before doing
  23.           any grafting.  GIM's grafting functions are very powerful and
  24.           helpful, and GIM will do a large part of this task on its own;
  25.           but ultimately it is up to you to verify each phase of the
  26.           grafting process -- especially when dates and places don't
  27.           match up exactly.
  28.  
  29.           This process may take a while, especially for large source
  30.           folders.  As a result, you may want to pause the graft at some
  31.           point and resume at another time.  If you choose to do this,
  32.           you may do so at any time, but in the interim, be sure not to
  33.           change the data in the source or destination folders.  Also,
  34.           be careful to complete one graft operation before beginning a
  35.           new one.
  36.  
  37. CONCEPTS...
  38.  
  39.           This chapter describes a grafting operation between a "source"
  40.           and a "destination" folder.  The "source" folder is a folder
  41.           created from an outside source, such as a GEDCOM file obtained
  42.           from Ancestral File (see chapter 14 for details).  The
  43.           "destination" folder is one which contains similar or related
  44.           information, such as genealogical data resulting from your own
  45.           research, and is the folder which will receive information
  46.           obtained from the "source" folder.
  47.  
  48.           The Graft Area helps you take information from this source
  49.           folder and insert it into the destination folder.  This data
  50.           is transferred in six sequential steps or "phases".  Each
  51.           phase is automatic to a certain extent, asking for manual
  52.           verification at those points where discrepancies between
  53.           folders arise.
  54.  
  55. STARTING OUT...
  56.  
  57.           To graft a source folder into a destination folder, open a
  58.           folder from the Folder Area.  This folder is the destination
  59.           folder; you will select the source folder in a moment.  Then
  60.           press shift-F6 to enter the Graft Area.
  61.  
  62.           (Phase 1)
  63.  
  64.           To specify the source folder, press <F1> from within the Graft
  65.           Area (as described above).  At this point, you will see a file
  66.           selection screen, which looks like the screen you see in the
  67.           Folder Area.  Select a source folder by selecting a drive,
  68.           directory and folder name from this screen, in the same manner
  69.           that you would select a folder to open if you were in the
  70.           Folder Area.
  71.  
  72.           (Phase 2)
  73.  
  74.           Next, you will tell GIM to do its best to automatically
  75.           identify persons and families who match each other in the two
  76.           folders.  To do this, press <F2> within the Graft Area.  This
  77.           phase should require no interaction from you, and you should
  78.           be able to let it run on its own until it finishes its work.
  79.  
  80.           (Note:   there is no transfer of information from source to
  81.           destination in this phase; this phase identifies matching
  82.           persons and families, without altering either folder.)
  83.  
  84. A SHORT CUT...
  85.  
  86.           (Alternate Phase 2)
  87.  
  88.           If you want a quick "dump" of the source folder in to
  89.           destination, use <Shift-F2> to set all of the persons in the
  90.           source folder to a "create persion" status.  Each source
  91.           person will subsequently be created/added to the destination
  92.           folder without any attempt to merge with an existing person
  93.           in the destination folder.  The next phase will allow manual
  94.           adjustment to the "create person" status.
  95.  
  96.           When all phases are conpleted, the Merge Two Persons in the
  97.           Multi Area will provide merging functionality at a later
  98.           time.
  99.  
  100. MAKING ADJUSTMENTS...
  101.  
  102.           (Phase 3)
  103.  
  104.           The next phase of grafting is your chance to manually verify
  105.           the choices that the computer made in phase 2.  In phase 3,
  106.           you will want to check, double check, and triple check those
  107.           matches to verify that the computer's guesses are correct.
  108.  
  109.           To do so, press <F3> from the Graft Area to enter the manual
  110.           adjustment area; here you can adjust the computer's matching
  111.           of source persons to destination persons.  If it guessed
  112.           right, no problem; otherwise, you can change things around
  113.           before moving on to the remaining data transfer phases.
  114.  
  115.           This area is divided into four sections.  The top half of the
  116.           screen has two lists.  On the top left is a scrolling list of
  117.           each of the persons in the source folder.  Next to that, on
  118.           the top right, is a list of persons in the destination folder
  119.           who, according to the computer, best match a given person in
  120.           the source folder.  (The lower left and lower right sections
  121.           give information about the selected persons in the upper left
  122.           and upper right, respectively.)
  123.  
  124.           To scroll up and down the left-hand list, use the up and down
  125.           arrow keys.  Note that each time you do so, the list on the
  126.           right changes.  There is a different right-hand list for every
  127.           member of the left-hand list.  The highlighted member of the
  128.           right-hand list is the computer's best guess at a match for
  129.           the person on the left.  This is your chance to change these
  130.           selections; to do so, scroll up and down the right-hand list
  131.           by using the shift-up and shift-down arrow keys.  (The left
  132.           and right arrow keys do the same thing.)  Note: if the correct
  133.           person isn't listed in the right hand list at all, you can add
  134.           to the right-hand list with the F1 key.
  135.  
  136.           In addition to lists of persons, each right-hand lists has two
  137.           additional entries.  When "Exclude Person" is highlighted on
  138.           the right, then the person in the source folder on the left
  139.           will not be included in the graft in any way.  (The computer
  140.           usually picks this selection when it cannot determine the
  141.           familial relation between and person and others in the source
  142.           folder.)  When "Create Person" is highlighted on the right,
  143.           then the person in the source folder on the left will be
  144.           copied verbatim into the destination folder.  (The computer
  145.           usually picks this selection when it cannot find a member of
  146.           the destination folder who is an acceptable match for the
  147.           person on the left.)
  148.  
  149.           (Note:   there is no transfer of information from source to
  150.           destination in this phase; this phase modifies the list of
  151.           matching persons and families, without altering either folder.)
  152.  
  153. GRAFT...
  154.  
  155.           After you are satisfied that the information in phase 3 is
  156.           correct and that everything is set up properly, you will graft
  157.           information one person at a time (in phase 4) and then one
  158.           family at a time (in phase 5).  All of the person grafting
  159.           must be completed in phase 4 before you can proceed to the
  160.           family grafting in phase 5.
  161.  
  162.           (Phase 4)
  163.  
  164.           To perform the person-by-person grafting process, press <F4>
  165.           from the Graft Area.
  166.  
  167.           Start at the top of the left-hand list, and press <Enter> to
  168.           start the actual grafting process for each person.  Continue
  169.           with each person in the left-hand list until all of the source
  170.           persons are accounted for in the destination folder.  (Those
  171.           who are grafted are marked with a check mark.)
  172.  
  173.           For the most part, the grafting process is automatic; it will
  174.           only ask for your help when information doesn't match up
  175.           between the source person and the destination person.  For
  176.           example, if the birthdates between the source and the
  177.           destination don't match, you will be asked to choose one of
  178.           the following six actions:
  179.  
  180.                Ignore
  181.                     (Ignore the difference between folders, and retain
  182.                     the information in the destination folder.)
  183.  
  184.                Ignore and edit
  185.                     (Ignore the difference between folders, and retain
  186.                     the information in the destination folder, but edit
  187.                     that information by hand to reflect the difference.)
  188.  
  189.                Annotate source notes
  190.                     (Retain the information in the destination folder,
  191.                     and edit the source notes to reflect the different
  192.                     information.)
  193.  
  194.                Annotate research notes
  195.                     (Retain the information in the destination folder,
  196.                     and edit the research notes to reflect the different
  197.                     information.)
  198.  
  199.                Replace
  200.                     (Replace the information in the source folder with
  201.                     the information in the destination folder.)
  202.  
  203.                Replace and edit
  204.                     (Replace the information in the source folder with
  205.                     the information in the destination folder, but edit
  206.                     that information by hand before doing so.)
  207.  
  208.           If you choose either of the annotation choices you will be
  209.           presented with two more choices:
  210.  
  211.                Insert source notes
  212.                     (Include annotations in source notes, before any
  213.                     other notes which may be there already.)
  214.  
  215.                Append source notes
  216.                     (Include annotations in source notes, after any
  217.                     other notes which may be there already.)
  218.  
  219.                Insert research notes
  220.                     (Include annotations in research notes, before any
  221.                     other notes which may be there already.)
  222.  
  223.                Append research notes
  224.                     (Include annotations in research notes, after any
  225.                     other notes which may be there already.)
  226.  
  227.           and
  228.  
  229.                Use generic preface "Also:  "
  230.                     (If the new date is "31 July 1899", annotation will
  231.                     read "Also:  31 July 1899".)
  232.  
  233.                Prompt for custom preface
  234.                     (Same as above, but this asks you supply some other
  235.                     prefix besides the word "Also:".)
  236.  
  237.                Annotate then edit notes
  238.                     (Include the annotation in the selected note, at
  239.                     which point you can manually edit the result.)
  240.  
  241.           As you can see, this means that when information doesn't match
  242.           up, you have full control over how to handle the difference.
  243.  
  244.           (Phase 5)
  245.  
  246.           To graft families press <F5> from the Graft Area.  The
  247.           instructions are almost the same as phase 4.  Be sure you have
  248.           completed all of phase 4 before continuing with phase 5.
  249.  
  250.           As with phase 4, start at the top of the left-hand list and
  251.           press <Enter> to merge each person's family. Repeat this for
  252.           each person in the source folder.
  253.  
  254.           For each person processed during phase 5, the following
  255.           actions are performed:
  256.  
  257.                1.   Each family where the person appears as a parent
  258.                     will be merged.
  259.  
  260.                2.   Each family where the person appears as a child
  261.                     will be merged.
  262.  
  263.           Families are merged as best as is possible.  Family members
  264.           will be linked together in a family unit.  Family information
  265.           will also be grafted from the source to the destination.  As
  266.           with persons, when any discrepancies are encountered, you will
  267.           be asked how you want to handle it.
  268.  
  269. EXIT...
  270.  
  271.           When all these phases are complete, shut down the grafting
  272.           process all the way by pressing <F6> from the Graft Area.
  273.  
  274.           You may also select this option at any time to abort the
  275.           grafting operation, but doing so will destroy any partial
  276.           grafting which may have taken place up to that point.
  277.  
  278.           VERY IMPORTANT:  DO NOT FORGET THIS STEP/PHASE!
  279.  
  280.           This phase (6) will properly set up ahnentafel numbers for
  281.           newly added persons.
  282.  
  283.